职位名称:区级部门秘书一

部门:虚拟学习

薪酬等级:C140

《公平劳动标准法案》的规定状态:非豁免

汇报对象:虚拟学习总监/负责人

通用

负责向指定的行政人员提供各种复杂和保密的行政和秘书支助;传达有关部门职能和程序的信息;确保支援职能的有效运作;协调分配的项目和现场活动。

基本工作职能

• 为行政人员和员工完成各种办公室和文书工作。为部门或同等级别的行政人员提供主要的办公室支持，如文字处理，财务记录，日程安排，日历，安排会议等。
• 处理需要研究、调查或分析的非日常事务，并了解部门的问题。
• 运用判断和独立思考，预测管理员和员工对信息的需求，为即将提交的报告收集信息，并跟踪事件或情况，使管理员和员工知情。
• 工作中需要经常与领导和其他组织接触，在安排会议和沟通事宜上需要判断力。
• 确保办公室能及时提供支持以协助员工工作，有足够的物资供应，设备状况良好。
• 了解整个系统，部门和部门组织，以及影响部门运作的政策和程序。
• 根据主管的指示，研究、编写、制作并分发报告给主管和其他相关人员。
• 主动采取行动，让主管和员工了解部门和学校系统的运作情况。
• 回答有关项目和服务的询问，解释要求并协助来电者填写表格或其他行动。
• 维护办公室或单位的计划和过程记录，包括采购和财务事项。
• 维护办公用品，安排设备服务，安排必要的建筑服务协助。
• 根据需要处理部门/部门的时间和考勤。
• 维护和协调部门/部门的预算账户。
• 接待和问候客人，专业和礼貌的互动，提供优质的服务。
• 与教职员、家长、学生和本区顾客进行有效沟通。
• 管理电话系统，接听，筛选，转铁蛋白，回应电话和询问。
• 协调活动和会议。
• 用所需的材料、信息和资源保持区域的良好秩序。
• 维护现有设施和地区信息，提供参考信息。
• 参加单位会议、在职培训、研讨会等，传达和/或收集工作所需的信息。
• 支持和执行楼宇安全程序。
• 根据主管的指示，支持工厂或部门的运作。
• 执行一般文书工作，如日程安排、复印、传真、数据录入、归档、邮件等。完成分配的其他任务，确保工作单位的高效运作。

条件和要求

教育和经验

• 高中或同等学历。
• 5年以上相关工作经验，并不断提高工作职责。

证书、许可证和其他特殊要求

• 必须通过犯罪背景调查。

知识、技能和能力

• 基本的数学知识，包括使用分数，百分比和/或比率的计算;阅读各种手册，按照规定的格式编写文件，并/或向他人展示信息;并解决实际问题。
• 以知识为基础的胜任能力，满意地执行工作职能，包括会计/簿记原则;商务电话礼仪;常见的办公设备;以及语法和标点符号的概念;以及办公方法和实践。
• 能够完成多项技术性任务，并需要定期提升技能以满足不断变化的工作条件。
• 胜任工作所需的技能，包括操作标准的办公设备;执行标准记账;准备和保持准确的记录;以及使用相关的软件应用程序。
• 能够分析情况，确定问题并得出结论。
• 能够安排一系列的活动、会议和/或事件;收集、整理和/或分类数据;并使用与工作相关的设备。
• 能够在各种环境下与他人合作;利用已定义但不同的过程处理数据;并使用规定的方法操作设备。
• 能够与不同的个人和/或群体一起工作;使用不同类型和/或用途的数据;并利用与工作相关的设备。
• 有分析问题和制定行动计划的能力。
• 能够与内部和外部利益相关者进行有效的合作和沟通。
• 运用批判性思维/解决问题的能力来改进工作流程。
• 保密能力;设置优先级;按时完成任务;使用详细信息进行工作;并适应不断变化的优先事项。
• 能够对自己和他人设定高期望;设定并监督目标的实现进度;并为持续改进提供有效的反馈。
• 具有团队合作能力;适应不断变化的优先事项;运用逻辑流程和分析技巧。

工作条件和身体要求

• 工作环境主要在室内，噪音和温度适中。
• 这项工作是久坐的工作，需要偶尔和/或微不足道的力量频繁或持续地举起、搬运、推、拉或以其他方式移动物体，包括人体。
• 必须具备主要用手指工作的身体能力，感知声音的本质，通过合理的逻辑和演绎过程做出理性的决定，通过口头语言表达或交换想法，用手、手腕和/或手指进行实质性的动作(动作)，在给定的距离分辨字母或数字。
• 此外，还需要以下的身体能力:处理能力、听力、手的灵巧性、精神敏锐性、伸展、重复性运动、说话、说话、视觉敏锐性和行走。